Kebijakan Privasi

Status dokumen: master terkini ATLAS Mini V1.1, dalam tahap review pra-peluncuran. Sebelum publikasi komersial, identitas operator, alamat resmi, subprosesor/lokasi pemrosesan, pembatasan tanggung jawab, refund, dan forum sengketa masih memerlukan pemeriksaan penasihat hukum Indonesia.

Tanggal berlaku: diisi pada saat peluncuran.

Domain utama: atlasmini.id

1. Ruang lingkup dan prinsip

ATLAS Mini menerapkan prinsip Privacy by Design, minimalisasi data, pembatasan tujuan, akurasi, keamanan, transparansi, dan hak akses minimum. Dokumen keuangan/sumber bersifat privat secara bawaan dan akses dibatasi sesuai perusahaan, peran, dan kewenangan yang berlaku.

Kebijakan ini disusun untuk selaras dengan kerangka hukum Indonesia yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Kewajiban spesifik dapat berbeda menurut peran ATLAS Mini sebagai Pengendali dan/atau Prosesor Data Pribadi dalam suatu pemrosesan.

2. Kategori data yang dapat diproses

• Data akun dan identitas: nama, email, nomor telepon bila digunakan, identitas akun, preferensi, autentikasi, dan keamanan.
• Data perusahaan: nama, alamat, jenis/profil usaha, NPWP/informasi pajak, mata uang, tahun buku, dan konfigurasi usaha.
• Data pihak ketiga yang dimasukkan Pengguna: pelanggan, pemasok, contact person, karyawan, bank, atau pihak lain.
• Data keuangan dan akuntansi: transaksi, rekening, invoice/bill, AR/AP, pembayaran, jurnal, saldo, persediaan, HPP, laporan, dan data pajak.
• Dokumen yang diunggah: struk, nota, invoice, faktur pajak, rekening koran, bukti pembayaran, credit note/retur, Excel/CSV, file migrasi, dan dokumen bisnis lain.
• Data Scan Intelligence: gambar asli/hasil enhancement, hasil OCR, field extraction, confidence, document matching/relationship, supplier/product matching, economic-role recommendation, review/correction, dan audit metadata.
• Data Asisten AI: pertanyaan, percakapan, konteks terstruktur yang diperlukan, respons, feedback bila tersedia, dan usage metadata.
• Data suara bila fitur tersedia: audio/hasil speech-to-text atau metadata yang diperlukan untuk menjalankan fungsi suara.
• Data subscription/pembayaran: paket, periode, invoice/tagihan, instruksi transfer, bukti pembayaran, status verifikasi, dan audit pembayaran.
• Data teknis/keamanan: IP, browser/device, login/session, error reference, audit/security logs, event usage, dan metadata sistem.
• Data affiliate yang sudah diperlukan oleh program yang berlaku; rincian program tidak diperluas oleh kebijakan V1.1 ini.

3. Sumber data

Data dapat berasal langsung dari Pengguna, anggota Perusahaan yang berwenang, dokumen/file yang diunggah, transaksi yang dibuat melalui Layanan, sistem yang terhubung atas instruksi Pengguna, penyedia pembayaran/autentikasi yang digunakan, serta log teknis dan keamanan yang dihasilkan ketika Layanan digunakan.

4. Tujuan pemrosesan

• Menyediakan, mengoperasikan, mengamankan, dan memelihara Layanan.
• Membuat dan mengelola akun, Perusahaan, hak akses, subscription, entitlement, dan dukungan.
• Memproses transaksi, pembukuan, persediaan, laporan, dan dukungan perpajakan.
• Melakukan image enhancement, OCR, ekstraksi, pencocokan, klasifikasi, dan Scan Intelligence.
• Menyediakan Asisten AI, ringkasan, penjelasan, rekomendasi, dan bantuan penggunaan aplikasi.
• Memverifikasi pembayaran, mencegah fraud/penyalahgunaan, mengelola audit dan keamanan.
• Mengukur penggunaan/kuota, meningkatkan reliabilitas, memperbaiki error, dan mengembangkan Layanan secara bertanggung jawab.
• Memenuhi kewajiban hukum, audit, retensi, penyelesaian sengketa, dan penanganan insiden.

5. Dasar dan peran pemrosesan

ATLAS Mini memproses Data Pribadi berdasarkan dasar yang sesuai dengan konteks dan hukum yang berlaku, yang dapat mencakup persetujuan, pelaksanaan perjanjian, pemenuhan kewajiban hukum, dan/atau dasar sah lain yang diperkenankan. Untuk data pihak ketiga yang dimasukkan pelanggan ke ATLAS Mini, pelanggan dapat bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi dan ATLAS Mini sebagai Prosesor sesuai fakta dan hukum yang berlaku. Untuk akun, billing, keamanan, pencegahan penyalahgunaan, komunikasi layanan, dan compliance internal, ATLAS Mini dapat menentukan tujuan pemrosesan sendiri sesuai hukum.

6. AI, OCR, Scan Intelligence, dan human oversight

6.1 AI/OCR dapat memproses bagian dokumen dan konteks usaha yang diperlukan untuk ekstraksi, pencocokan, klasifikasi, rekomendasi akun, atau fungsi terkait. ATLAS Mini menerapkan prinsip minimum necessary context: tidak seluruh basis data perusahaan dikirim hanya untuk menjawab satu kebutuhan sederhana apabila konteks yang lebih terbatas mencukupi.

6.2 Scan Intelligence dapat menyimpan hubungan/lineage antara dokumen dan transaksi, hasil matching, confidence, alasan/rekomendasi, koreksi Pengguna, dan audit trail untuk membantu konsistensi serta mencegah duplikasi.

6.3 Output AI tidak otomatis menjadi kebenaran final. Workflow dapat meminta Pengguna meninjau, mengubah, dan mengonfirmasi sebelum data menjadi transaksi resmi. Mesin akuntansi, pelaporan, persediaan/HPP (rata-rata bergerak), dan aturan deterministik tetap menjadi sumber perhitungan resmi sesuai implementasi.

6.4 Data Pengguna tidak boleh dianggap tersedia bagi penyedia AI untuk tujuan mereka sendiri hanya karena ATLAS Mini menggunakan layanan AI. Penggunaan, retention, dan data-use terms penyedia ditinjau dan dituangkan dalam daftar subprosesor/kontrak yang berlaku sebelum go-live.

7. Asisten AI dan suara

Asisten AI dapat menggunakan data perusahaan yang relevan dan dapat diakses oleh Pengguna untuk menjawab pertanyaan atau memberi penjelasan. Hak akses perusahaan tetap berlaku pada konteks yang dapat digunakan Asisten.

Jika fitur suara diaktifkan, audio dapat dikirim ke komponen speech processing yang diperlukan. Target V1 adalah audio mentah tidak disimpan permanen oleh ATLAS Mini. Implementasi aktual dan kebijakan penyedia speech/AI diverifikasi sebelum klaim ini dipublikasikan secara presisi.

8. Demo publik

Demo publik menggunakan data sintetis/contoh, dapat direset, dan terisolasi dari data pelanggan produksi. Demo V1 tidak dimaksudkan menerima unggahan bebas dokumen keuangan nyata. Pengguna tidak boleh memasukkan data pribadi/keuangan nyata ke Demo apabila UI atau instruksi Demo melarangnya.

9. Pembagian data dan subprosesor

ATLAS Mini dapat menggunakan penyedia hosting, database/storage, AI/OCR/speech, email, autentikasi, pembayaran, monitoring, analytics, backup, atau layanan teknis lain sejauh diperlukan.

ATLAS Mini menargetkan pemeliharaan Daftar Subprosesor yang menjelaskan kategori penyedia, tujuan pemrosesan, kategori data yang relevan, dan lokasi pemrosesan apabila telah diverifikasi. Penyedia baru atau perubahan material harus melalui tinjauan privacy/security yang sesuai.

ATLAS Mini tidak menjual kepemilikan data bisnis Pengguna kepada pihak lain. Pengungkapan data dapat dilakukan apabila diperlukan untuk menyediakan Layanan, atas instruksi/kewenangan yang sah, untuk keamanan/fraud, atau jika diwajibkan hukum.

10. Transfer dan lokasi pemrosesan

Sebagian penyedia teknologi dapat memproses data di luar Indonesia. Sebelum publikasi final, ATLAS Mini memverifikasi penyedia dan lokasi pemrosesan aktual serta menerapkan persyaratan transfer Data Pribadi lintas batas yang berlaku. Daftar lokasi tidak dipublikasikan sebelum diverifikasi.

11. Keamanan dan isolasi data

ATLAS Mini menerapkan langkah teknis dan organisasional yang wajar, termasuk pemisahan data antarperusahaan, Row Level Security (RLS) atau kontrol setara, role/access control, private storage, TLS/enkripsi dalam transmisi, audit trail, backup, pengelolaan rahasia/kredensial, dan respons insiden. Akses dukungan terhadap data pelanggan, bila diperlukan, dibatasi, beralasan, dan dicatat sesuai mekanisme yang berlaku.

Tidak ada sistem elektronik yang dapat dijamin sepenuhnya bebas risiko. Pengguna juga bertanggung jawab menjaga kredensial dan mengelola akses anggota internal.

12. Retensi data

Retensi mengikuti jenis data, tujuan, kewajiban hukum, keamanan, dan kebutuhan operasional. Cancellation atau account closure tidak otomatis menghapus seluruh ledger/dokumen yang masih wajib disimpan.

Periode operasional yang bukan statutory baseline dicocokkan dengan implementasi aktual sebelum dipublikasikan sebagai janji presisi. Untuk buku/catatan/dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan, ketentuan perpajakan Indonesia dapat mewajibkan penyimpanan selama 10 tahun di Indonesia.

13. Hak subjek data/Pengguna

• Mengajukan akses terhadap Data Pribadi yang diproses sesuai hukum.
• Meminta koreksi/pembaruan data yang tidak akurat.
• Meminta informasi mengenai pemrosesan sesuai hak yang berlaku.
• Menggunakan atau meminta ekspor/portability sejauh tersedia dan diwajibkan/diizinkan.
• Mengajukan penutupan akun atau penghapusan data yang memenuhi syarat.
• Menarik persetujuan untuk pemrosesan yang memang didasarkan pada persetujuan, tanpa memengaruhi pemrosesan sebelumnya yang sah.
• Mengajukan keberatan/pertanyaan privasi sesuai hak dan mekanisme yang berlaku.

Hak tertentu dapat dibatasi oleh kewajiban retensi, legal hold, kepentingan keamanan, hak pihak lain, atau kewajiban hukum. Penghapusan akun pengguna tidak otomatis menghapus ledger perusahaan apabila ledger masih harus disimpan atau dimiliki/dikelola oleh perusahaan.

14. Ekspor, penutupan, dan penghapusan

Pelanggan diberi kesempatan yang wajar untuk menggunakan fasilitas ekspor yang tersedia. Setelah syarat penghapusan terpenuhi, data dapat dihapus atau dianonimkan dari sistem aktif; salinan pada backup terlindungi dapat tetap ada sementara sampai siklus backup berakhir dan tidak digunakan untuk tujuan operasional biasa.

15. Insiden dan pelanggaran data

ATLAS Mini memelihara proses respons insiden: deteksi, triage, containment, assessment, preservation of evidence, perbaikan, recovery, verification, notification/reporting bila diwajibkan, post-incident review, dan closure. Paparan data lintas perusahaan diperlakukan sebagai insiden berisiko sangat tinggi.

Jika terjadi kegagalan pelindungan Data Pribadi yang memenuhi kriteria pemberitahuan menurut hukum, ATLAS Mini akan menjalankan kewajiban pemberitahuan dalam jangka waktu dan kepada pihak yang diwajibkan oleh peraturan yang berlaku.

16. Anak

ATLAS Mini ditujukan untuk pengguna bisnis yang telah dewasa atau memiliki kewenangan hukum yang diperlukan. Layanan tidak dirancang sebagai layanan yang ditujukan kepada anak. Apabila data anak diproses dalam dokumen bisnis yang sah, Pengguna bertanggung jawab memiliki dasar/kewenangan yang diperlukan dan ATLAS Mini akan memprosesnya sesuai tujuan Layanan dan hukum yang berlaku.

17. Cookies, session, dan analytics

Website/aplikasi dapat menggunakan cookie, local storage, session token, atau teknologi serupa yang diperlukan untuk autentikasi, keamanan, preferensi, reliabilitas, dan analytics. Sebelum go-live, implementasi cookie/analytics aktual diaudit; mekanisme consent diterapkan apabila diwajibkan oleh hukum atau sifat teknologi yang digunakan.

18. Perubahan kebijakan dan versioning

Kebijakan ini dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan produk, penyedia, teknologi, atau hukum. Versi dan tanggal revisi akan dicantumkan. Perubahan material akan diberitahukan secara wajar sesuai hukum. ATLAS Mini dapat menyimpan catatan versi kebijakan yang berlaku dan bukti penerimaan bila diperlukan.

19. Kontak privasi

• Pertanyaan, permintaan hak, atau laporan privasi: privacy@atlasmini.id
• Dukungan pelanggan: support@atlasmini.id
• Pengendali/Operator ATLAS Mini: identitas badan hukum akan dicantumkan sebelum peluncuran komersial.
• Alamat resmi dan contact person/DPO bila diwajibkan: difinalisasi setelah review hukum.

20. Checklist wajib sebelum publikasi

• Isi nama badan hukum/operator dan informasi resmi yang diwajibkan.
• Verifikasi daftar subprosesor dan lokasi pemrosesan aktual.
• Verifikasi kontrak/data-use/retention terms penyedia AI, OCR, speech, hosting, storage, email, autentikasi, pembayaran, monitoring, dan analytics.
• Audit implementasi retention vs tabel di atas.
• Audit cookies/analytics dan kebutuhan consent.
• Konfirmasi mekanisme permintaan hak pengguna dan incident contact.
• Lakukan review penasihat hukum Indonesia terhadap Kebijakan Privasi, Syarat dan Ketentuan, DPA, refund/liability, transfer lintas batas, dan forum sengketa.

Catatan sumber dan pembaruan V1.1

V1.1 mempertahankan baseline master Legal & Trust Pack dan Syarat & Ketentuan V1, lalu memperbaruinya agar selaras dengan implementasi ATLAS Mini saat ini: Scan Intelligence dan document relationship, inventory/HPP (metode rata-rata bergerak), subscription entitlement/read-only behavior, financial-report export, Asisten AI, minimum-necessary AI context, Demo sintetis, kuota/fair use, serta kontak atlasmini.id. Ketentuan affiliate tidak diperluas dalam pembaruan ini.